L’organisation est souvent la grande négligée dans le cadre d’un projet.
“Pfffff. Pas le temps pour ça” #agencylife
Souvent laissée de côté, son absence se fait rapidement sentir. Combien de fois devrons-nous marteler le message? L’organisation est la clé!
Partir du bon pied
Assurez-vous d’avoir toutes les informations nécessaires en main.
Un nouveau projet, c’est excitant et enivrant. Tout le monde est fébrile et souhaite attaquer le morceau rapidement. Ne tombez pas dans le panneau! Prenez un instant afin de valider vos informations d’abord. Est-ce que vous avez tout en main?
Informations de contact, information de facturation, nature du projet, attentes du client, délais de livraisons et tant d’autres…
Par la suite, il faut situer le projet dans le temps. Montez un échéancier qui respecte les délais de livraison et qui s’accorde avec les procédés de production (vous n’avez pas de procédures? Lisez notre article à ce sujet!). Lorsque le plan du projet est bien ficelé, c’est le temps de propager la bonne nouvelle. Organisez une rencontre d’équipe avec tous les gens concernés par le projet. Profitez de ce moment pour accorder vos violons. N’hésitez pas à prendre tout le temps nécessaire pour répondre aux questions et donner des détails.
Lancement de la production
Vous êtes prêts à vous lancer! La communication est bien établie et tout le monde sait ce qu’il doit faire (et quand le faire). Avec une bonne préparation au départ, cette étape de production devrait couler de source…
Vous avez googlé “Mon projet marketing part dans tous les sens, à l’aide!”? Pas ne panique, il y a moyen de récupérer le tout.
Faire le point
Mettez le projet sur pause un moment afin de ne plus faire travailler toute l’équipe en double voire triple. Ici, le temps, c’est littéralement de l’argent.
Trouver le bobo
Réunissez l’équipe et soulevez les problèmes. Attention de ne pas tomber dans les accusations, la rencontre doit rester cordiale. Identifiez les irritants, résolvez les questionnements et repartez sur de bonnes bases (les mêmes que mentionnées plus tôt). La plupart du temps, les dérapages en gestion de projets marketing sont dus à une faille dans la communication. Rétablissez-la.
Relancer la production
Et on y retourne! Le secret pour garder le cap? Entretenez une communication fluide et ouverte entre les membres de l’équipe, mais aussi avec le client.
L’esprit d’équipe
Assurez-vous que tout le monde garde en tête qu’il s’agit d’un projet d’équipe. Pas de place pour les mangeux de puck, comme on dit. Ainsi, chacun priorisera les tâches qui permettront à un coéquipier d’avancer dans son travail ou de compléter une tâche connexe.
Conclure en beauté
Peu importe comment s’est déroulé votre projet, prenez toujours un moment pour revenir sur les faits saillants. Les bons et les moins bons coups doivent être abordés afin de permettre une amélioration continue des méthodes de gestion et de la profitabilité d’un projet.
Conclusion, il faut prendre le temps pour ne pas perdre de temps.
Une chargée de projets qui ne veut que votre bien 😉
